【2021-Week12】Notion、ひとつのDBにすべての情報を集約したら使い勝手がよくなった

2021年度目標の進捗

今週の振り返り

勉強会サロンのコミュニケーションツールだけど、情報の整理にはNotionをメインで使っている。

Notionは自由度が高くカスタマイズの幅が広い分、ページの組み立て方がやや独特なこともあり、どう使ってあげればいいかが分かりにくいところがある。

特にチームで情報共有を行う場合は思想をしっかり固めておかないと、各自が思い思いに更新してあっという間に構成が散らかってしまう印象。俺もかなり悩んで、最近ようやくそれっぽくルールが固まってきたところ。

もちろん整理すればするほど見栄えはよくなるしデータベースとして扱いやすくもなるんだけど、ルールを増やしすぎてカテゴリ分けが煩雑すぎたり記入項目が多すぎたりするとページの更新が億劫になりみんなに使ってもらえない。そのトレードオフのバランスをどっちに傾けるかが焦点になるわけだけど、ひとまずそこそこの落とし所が見つかったので紹介したいと思う。

といっても内容はシンプルで「すべての情報をひとつのデータベースに放り込み、リンクドデータベースやビューをフル活用する」という1点に集約されている。

定例会の議事録や技術情報、活動記録などすべてのトピックをひとつのデータベースに集約し、１トピック＝１レコードとして記事を作成していく。

こうすることで、メンバーが記事を作成するとき「このページはどこのカテゴリのどの階層に作ればいいかな？」と悩むことがなくなる。何も考えずにとりあえずメインのデータベースに放り込んでおいて、後からリンクを張ったりデータベースをフィルターすればいいだけ。

作成した記事にはタグをつける。例えば「Flaskの環境構築方法」という記事なら、「Python」「Flask」「環境構築」のようなタグを付けておくと後でまとめやすくなる。Python関連のカテゴリページにリンクドデータベースを作り、「Flask」タグでフィルターしてやれば「Flask関連情報まとめ」リストが簡単に作れるようになる。

さらにDBのビュー機能を組み合わせるとさらに使い勝手がよくなり、記事一覧から未対応のTODOを抜き出すなんてこともできる。

データベースのPersonプロパティで「対応済」を用意しておき、タスクが含まれる記事は「要アクション」のようなタグをつけるルールにする。

あとはこんな感じにフィルターしたビューを作ってやれば、自分がまだ未対応のアクションだけを表示されることも可能。

記事投稿のやり方はできるだけシンプルにして、全体の構成やメンテナンスは慣れた人間が暇なときにやればいい。この方式なら整備もそんなに時間かからないし、Notionをいい感じにこねくり回すのは結構好きな作業なのでぜんぜん苦にならない。たのしい。

読んだ本

モチベが皆無。技術よりの本買おうかな。